W zdecydowanej większości przypadków, wykonywanie zawodu kierowcy wiąże się z permanentnym przebywaniem w podróży służbowej. Taki stan rzeczy powoduje powstanie licznych obowiązków po stronie pracodawcy oraz przyznaje uprawnienia na rzecz pracownika.
Po pierwsze, pracodawcy będący przedsiębiorcami transportowymi chcąc spełnić wymogi stawiane przez przepisy prawa musza poznać szczegółowe zasady rozliczania delegacji. Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców do tej grupy pracowników stosuje się autonomiczną definicję podróży służbowej, inną niż zawarta w kodeksie pracy. Jest to pierwsza i podstawowa okoliczność, na którą należy zwrócić uwagę rozliczając podróże służbowe. Konsekwencją przebywania pracownika pozostającego w stosunku pracy w delegacji, w tym także kierowcy, jest obowiązek dokonania przez zatrudniającego go pracodawcę zwrotu poniesionych w związku z nią kosztów. Podstawowymi elementami, jakie trzeba wykazać w rozliczeniu delegacji jest ilość diet i noclegów, za które należy się zwrot wydatków. Zasady ustalania powyższych należności mogą wynikać z prawa powszechnie obowiązującego, jak i z wewnątrzzakładowych przepisów. Z punktu widzenia pracodawcy, najtrudniejsze może okazać się zebranie odpowiednich informacji o podróży pracownika, tak by można ją w prawidłowy sposób rozliczyć. Nie można zapomnieć, że to na pracodawcy spoczywa obowiązek ustalenia i zwrotu kosztów delegacji. Z uwagi na specyfikę zawodu kierowcy, często jest tak, że w ciągu jednego dnia przemieszcza się on po terytorium kilku krajów, co może się wiązać z koniecznością stosowania kilku stawek diet. Dodatkowo nocleg w podróży służbowej kierowcy zazwyczaj odbiega od potocznego rozumienia tego pojęcia. W związku z tym, że często przewozy drogowe wykonywane są również w nocy, nieraz trudno jest wskazać okres, który należy następnie uznać za nocleg w podróży zagranicznej. Sytuacji pracodawców nie poprawiają również zawirowania dotyczące ryczałtów noclegowych i znaczenia terminu bezpłatny nocleg w odniesieniu do kierowców. Z rozliczania podróży służbowych, wynikają jednak nie tylko obowiązki pracodawcy ale również i korzyści jakie może on uzyskać. Podstawową zaletą zwrotu kosztów podróży służbowych jest możliwość zaliczenia ich do gwarantowanych płac minimalnych dla pracowników delegowanych do pracy na terytorium niektórych krajów.
Drugim elementem, nietypowym dla standardowych stosunków pracy jest stałe przebywanie pracownika poza zakładem pracy. Wiąże się z tym brak możliwości zapewnienia dostatecznego nadzoru nad pracownikiem. Częstym skutkiem takiego stanu są uchybienia przepisów o szeroko rozumianym czasie pracy popełniane przez kierowców. Zdarzają się również spóźnienia dostaw i uszkodzenia ładunków, które wynikają z braku sprawowania bezpośredniej kontroli przez pracodawcę. W takiej sytuacji niezwykle ważne jest, aby zadbać o prawidłową dyscyplinę w pracy. Pracodawca może wprowadzić zasady i rozwiązania technologiczne, które pozwolą na egzekwowanie obowiązków pracowniczych.
Autor: Piotr Zaszczudłowicz