Wykonywanie ewidencji czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Wynika on z powszechnie obowiązujących przepisów prawa i dotyczy nie tylko zatrudnienia w oparciu o stosunek pracy ale również na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zawód kierowcy nie stanowi wyjątku pod tym względem. Istnieją jednak różnice co do samego sposobu ewidencjonowania czasu pracy dla tej grupy zawodowej.
Zgodnie z przepisami ustawy o czasie pracy kierowców znajduje ona zastosowanie do kierowców wykonujących przewóz drogowy, jak również określa obowiązki pracodawców w zakresie wykonywania przewozów drogowych. Natomiast pojęcie przewozu drogowego użyte w ustawie jest rozumiane zgodnie z definicją podaną w rozporządzeniu (WE) 561/2006. Oznacza to, że każda podróż odbywana w całości lub części po drogach publicznych przez pojazd, z ładunkiem lub bez, używanym do przewozu osób lub rzeczy jest przewozem drogowym.
Ta sama ustawa w art. 25 ust. 1 przewiduje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla kierowców pozostających w stosunku pracy i podaje formy w jakich należy go realizować. Z kolei art. 26d ust. 3 ustawy stwierdza, że w odniesieniu do osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych oraz przedsiębiorców przepis art. 25 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
Formy w jakich powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy to:
1) zapisy na wykresówkach;
2) wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
3) pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
4) inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
5) rejestry opracowane na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1-4.
Podstawowym celem wykonywania ewidencji czasu pracy jest prawidłowe rozliczenie kierowcy i wypłata należnego wynagrodzenia. Stąd dane o jego aktywnościach muszą być gromadzone z należytą starannością a same wyliczenia powinny być prowadzone w rzetelny i systematyczny sposób. Ewidencje czasu pracy dla tej grupy zawodowej w znacznym stopniu wykonuje się w oparciu o przepisy szczególne ustawy o czasie pracy kierowców. Dopiero w zakresie nieuregulowanym ustawą, zastosowanie będą mieć przepisy z kodeksu pracy.
Niezależnie od formy prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy pozostającego zatrudnieniu pracowniczym, powinna ona zwykle wskazywać:
– ilość godzin pracy w dobach;
– pracę nadliczbową;
– pracę w porze nocnej;
– pełnione dyżury;
– pracę przypadającą w niedziele, święta i dni, które powinny być dniami wolnymi;
– nieobecności z podziałem na rodzaj i wymiar;
– ilość czasu pracy na terytorium krajów, które wprowadziły minimalne warunki wynagradzania pracowników delegowanych.
Niezależnie od formy na jaką zdecyduje się pracodawca, musi on pamiętać, że ewidencja czasu pracy może zostać poddana kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Należy więc zadbać o prawidłowe jej wykonywanie.
Dodatkowo od 1.01.2017 r. obowiązują znowelizowane przepisy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Wprowadziły one obowiązek potwierdzania ilości godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług, co również przekłada się na konieczność ewidencjonowania godzin pracy.
Autor: Piotr Zaszczudłowicz