Działania pozwalające na monitorowanie położenia pojazdów firmowych są dzisiaj powszechnie stosowaną przez pracodawców praktyką, zwłaszcza w przedsiębiorstwach, które na co dzień zarządzają rozbudowaną flotą. Dotyczy to przede wszystkim firm transportowych oraz handlowych. Co jednak ważne, przeprowadzana w ten sposób kontrola pracowników nigdy nie może doprowadzić do naruszenia przepisów określonych w kodeksie pracy oraz RODO. Jak w takim razie wykorzystywać monitoring GPS, aby nasze działania zawsze pozostawały zgodne z obowiązującymi regulacjami?
Przesłanki do zastosowania monitoringu
Monitoring GPS to rozwiązanie, które niesie za sobą wiele korzyści takich jak optymalizacja kosztów, zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa pracy oraz wykrywanie nieprawidłowości. Ten szczególny sposób nadzoru może jednak zostać wprowadzony przez pracodawcę jedynie w określonych przypadkach, wskazanych w kodeksie pracy. Artykuł 223 § 1 k.p. wyróżnia następujące przesłanki:
- Zapewnienie organizacji pracy, mającej na celu pełne wykorzystanie czasu pracy, oraz
- Zapewnienie właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy
Co oznacza to w praktyce? Zanim pracodawca podejmie decyzję o instalacji systemu monitorującego w swojej flocie, musi on dokonać dokładnej oceny charakteru pracy wykonywanej przez konkretnego pracownika oraz zakresu jego służbowych obowiązków. Dopiero wtedy możliwe będzie stwierdzenie, czy wybrany środek nadzoru jest zasadny w zastosowaniu.
Monitoring GPS – jakie dane może pozyskiwać pracodawca?
Poruszając zagadnienia związane z monitoringiem GPS, największe wątpliwości odnoszą się oczywiście do zakresu danych, jakie może pozyskiwać pracodawca. W tym przypadku uzyskuje on bowiem informacje nie tylko o samym pojeździe, ale również jego kierowcy, do którego dane te zostają przyporządkowane. Urządzenia GPS pozwalają określić przede wszystkim geolokalizację danej osoby (jej bieżące położenie), a ponadto styl jazdy, zużycie paliwa, czy miejsce i czas postoju. Nie ulega wątpliwości, że w odniesieniu do przewoźnika są to jego dane osobowe. Ich przetwarzanie nie może zatem naruszać przepisów RODO.
Obowiązek informacyjny to jednak nie wszystko. Przepisy rozporządzenia wymagają również uzyskania zgody pracownika, wyrażonej w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności. Jeśli przetwarzanie danych służy różnym celom, zgoda jest potrzebna na każdy z nich.
Dane rejestrowane przez pracodawcę powinny być niezbędne do realizacji założonych celów. Nie może on zatem pozyskiwać więcej informacji, niż faktycznie potrzebuje. Ponadto, administrator danych jest również zobowiązany do ich rzetelnego i przejrzystego przetwarzania, co wiąże się w tym przypadku z obowiązkiem informacji osoby, której dane dotyczą o celu i sposobie przeprowadzania tej operacji. Zgromadzone dane nie mogą być także przechowywane przez okres dłuższy, niż zostało to wskazane przez pracodawcę.
Korzystanie z samochodu służbowego w celach prywatnych
Nierzadko zdarza się, że pracodawca zezwala swoim pracownikom na korzystanie ze służbowych samochodów poza godzinami pracy, w tzw. celach prywatnych. Zagadnienie te nie wymagałoby szczególnego rozwinięcia, gdyby nie fakt, że niektóre z tych pojazdów mogą być objęte właśnie monitoringiem GPS.
Powołując się na art. 223 § 2 k.p., należy uznać, że monitoring pracownika poza godzinami pracy jest działaniem niedozwolonym. Potwierdził to również Europejski Trybunał Praw Człowieka. Jak w takim razie zastosować wymagania prawne w praktyce? Współczesna technologia już poradziła sobie z tym problemem. Pracodawca może obecnie wykorzystać w swojej flocie m.in. urządzenia GPS wyposażone w dwa rodzaje trybów: służbowy oraz prywatny.