2024-01-11

Po wielu latach przygotowań, Krajowy System eFaktur (KSeF) w końcu stanie się powszechny, a pierwsza grupa firm zostanie zobowiązana do korzystania z niego w lipcu 2024 roku. Cyfryzacja faktur ma na celu usprawnienie przepływu dokumentacji, redukcję kosztów procesowania i zwiększenie bezpieczeństwa. W branży TSL elektroniczny obieg dokumentów może pomóc w rozwiązaniu problemu długich terminów płatności, będącego jednym z głównych wyzwań tego sektora.

Krajowy System eFaktur (KSeF) to platforma dla podatników VAT, zaprojektowana do wystawiania faktur strukturyzowanych drogą elektroniczną. Faktury te są dokumentami cyfrowymi w formacie .xls, generowanymi za pośrednictwem rządowej platformy, odróżniającymi się od standardowych faktur elektronicznych wysyłanych prywatnie drogą mailową.

Przedsiębiorcy zyskali możliwość wystawiania faktur strukturyzowanych już w 2022 roku, ale było to dobrowolne i towarzyszyło standardowym rozliczeniom. Od 1 lipca 2024 roku korzystanie z platformy KSeF stanie się obowiązkowe dla dużych firm, a od 1 stycznia 2025 roku także dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Korzyści dla państwa i przedsiębiorców

Centralizacja procesu rejestracji faktur za pośrednictwem platformy KSeF ma na celu uszczelnienie polskiego systemu podatkowego i zmniejszenie luki VAT. Przedsiębiorcy mogą również korzystać z udogodnień, takich jak skrócenie podstawowego terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni, przyspieszenie obiegu faktur czy automatyzacja procesów księgowych – informuje Agnieszka Nosal, Marketing&Sales Area Leader w Transcash.eu.

Użytkownicy KSeF nie będą musieli przesyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego, a ich faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat, co ułatwi proces archiwizacji. Chociaż korzystanie z KSeF wymagać będzie zmian technologicznych i szkoleń, wydaje się, że przyniesie to pozytywne zmiany dla przedsiębiorców.

Rozwiązanie dla problemu długich terminów płatności w TSL

Wprowadzenie KSeF może być szansą na rozwiązanie jednego z głównych problemów w branży TSL – długich terminów płatności. Problem ten wynika z międzynarodowego charakteru sektora, gdzie dokumenty przewozowe docierają z opóźnieniem. KSeF może przyczynić się do przyspieszenia obiegu dokumentów i ułatwić terminy płatności.

Agnieszka Nosal tłumaczy, że długie oczekiwanie na płatność ma negatywne konsekwencje dla przewoźników, ale KSeF może pomóc w usprawnieniu tego procesu. Jednakże, aby to miało miejsce, konieczne będzie zaakceptowanie elektronicznego obiegu faktur w branży TSL.

Wprowadzenie obowiązkowej cyfryzacji faktur to szansa na przyspieszenie obiegu dokumentów, jednak w praktyce będzie to wymagać akceptacji obu stron. Mimo że KSeF jest platformą do wystawiania faktur i umożliwia ich odbiór w tym samym formacie, płatnik faktury musi wyrazić na to zgodę. W przypadku braku zgody, fakturę trzeba dostarczyć tradycyjnymi metodami, takimi jak e-mail czy poczta. Mimo że wszyscy płatnicy VAT będą zobowiązani do korzystania z KSeF, odbiór elektroniczny pozostanie dobrowolny. Biorąc pod uwagę, że w branży TSL większość rozliczeń nadal odbywa się na papierze, trudno przewidzieć, czy platforma rządowa zdoła zmienić te praktyki.

Czy e-CMR przyspieszy cyfryzację transportu?

Branża TSL ma niewielką popularność w stosowaniu elektronicznych listów przewozowych, pomimo dostępności e-CMR od czterech lat. Wprowadzenie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z lipca 2020 roku w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego (Electronic Freight Transport Information, w skrócie eFTI) może jednak zmienić tę sytuację. Od sierpnia 2021 roku wszystkie organy kontrolne w UE będą zobowiązane do akceptowania cyfrowych wersji dokumentów przewozowych. To rozwiązanie przyniesie korzyści podobne do tych, które może przynieść KSeF – oszczędność czasu, redukcję kosztów związanych z dokumentacją papierową, lepszą kontrolę nad przepływem dokumentów i potencjalnie szybsze płatności.

Jeśli nowe przepisy rzeczywiście przyczynią się do poprawy płatności w sektorze, możemy oczekiwać jednej z największych rewolucji w historii branży TSL.